Ulrich Böttger über:
IT-Projekte – ob agil oder klassisch – es stellt sich immer die Frage:
„Werden die geplanten Ziele erreicht?“
Das Projekt startet mit viel Engagement und der Hoffnung, dass dieses Projekt erfolgreich sein wird. Am Anfang beginnt es gut, die Motivation ist hoch, doch irgendwann treten die ersten Probleme auf. Die Anstrengungen werden erhöht bis irgendwann der ursprüngliche Plan und Ziele aufgegeben werden müssen
Ein Projekt ist wie eine Seefahrt
Projektmanagement wird oft mit der Seefahrt verglichen. Der Projektplan ist die Seekarte mit eingezeichneter Route und der Projektmanager übernimmt die Rolle des Kapitäns. Eine Anpassung der Route bei widrigen Bedingungen gehört zu seinen Aufgaben.
Das Problem ist allerdings häufig, dass viele Projekte über eine unzureichende Navigation verfügen und man die Abweichung vom Kurs erst zu spät bemerkt.
„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“ Mark Twain
Dieses menschliche Verhalten ist häufig auch in Projekten zu beobachten. Überstunden oder immer mehr Projektmitarbeiter sind deutliche Anzeichen für den Verlust der Klarheit über den Weg zum Ziel. Die Lösung scheint ja in der Verdopplung der Anstrengungen zu liegen.
Im Rahmen eines Reviews bekommen Sie die Gelegenheit, in der Interaktion mit dem Reviewer zu lernen und sein Vorgehen zu hinterfragen.
- Wie weiß ich, wo das Projekt steht und ob das Vorgehen zielführend ist?
- Sind wir noch auf dem richtigen Weg?
- Dient der eingeschlagene Weg unseren Zielen?
Umfang Projektreview
Abhängig von der Projektgröße dauert ein Projektreview zwischen einem und drei Tagen. Durch die eingesetzte Interviewtechnik werden die Projektmitarbeiter nur mit 45-60 Minuten belastet. Es bedarf keiner gesonderten Vorbereitung. Ggf. werden vorhandene Dokumente im Vorfeld gesichtet. Unterstützt wird das Review durch vorhandenen Fragenkatalogen sowie klare Kategorien für die zu dokumentierenden Feststellungen und Empfehlungen. Abgeschlossen wird das Projektreview i.d.R. durch eine Managementpräsentation.
Fallbeispiel
Ein SW Entwicklungsprojekt war geplant für 13 Monate. Nach 11 Monaten erkannte man, dass die Software nicht wie geplant in den Test gehen konnte, da noch wesentliche Teile fehlten. Ein dann durchgeführtes Review legte eine Vielzahl von strukturellen Problemen offen. Auf Basis der Ergebnisse wurde in Zusammenarbeit mit dem Kunden und einem Zulieferer eine neue Baseline definiert und das Vorgehen in wesentlichen Punkten verändert. Danach lieferte das Projekt weitestgehend wie geplant, allerdings nun mit 8 Monaten Verspätung. Hätte man das Review bereits zu Anfang des Projektes aufgesetzt, so wären Kosten in Höhe von. 300.000 € vermeidbar gewesen.
Zusammengefasst
Mehr als die die Hälfte aller IT-Projekte erreichen nicht ihre Ziele. Gemessen an Budget, Leistungsumfang, Zeit und Qualität ist es nur ein kleiner Prozentsatz, der die geplanten Bedingungen einhält oder gar übertrifft.
Ein Projektreview ist eine hervorragende Maßnahme, um die Position des Projektes zu bestimmen und in Zusammenarbeit mit dem Projektteam Verbesserungspotential zu heben. Somit kann im Projekt der Erfolg wieder sichergestellt werden.
Sie haben sich in unserem Fallbeispiel wiedererkannt? Dann kontaktieren Sie uns für ein erstes gemeinsames Gespräch über Ihre aktuellen IT-Projekte. Wir unterstützen Sie gerne!
