Projektmanagement und Consulting im Wandel
Wie moderne Zeitmanagement-Methoden und klare Grenzen Consultants und Projektleitern helfen, wieder durchzuatmen
Die IT- und Softwarebranche ist im Wandel – nicht nur technologisch, sondern auch organisatorisch. Fachkräftemangel, der Eintritt vieler erfahrener Kollegen in den Ruhestand sowie die wachsende Projektlast sorgen dafür, dass besonders Consultants und Projektleiter häufig am Limit arbeiten. Die Folge: Zeitdruck, Überlastung, fehlende Konzentrationsphasen und das Gefühl, nur noch zu reagieren statt aktiv zu steuern.
Aktuelle Trends: Mehr Projekte, weniger Zeit
Was wir aktuell vermehrt hören: „Ich komme kaum noch zum eigentlichen Projektmanagement – immer mehr Termine, täglich neue Anforderungen und Pausen existieren nur noch auf dem Papier.“ Klingt vertraut? Das liegt oft nicht nur an äußeren Umständen, sondern auch an der fehlenden Anpassung des eigenen Zeit- und Selbstmanagements.
Doch es gibt Wege heraus aus diesem Hamsterrad
Zeitmanagement: One size fits not all
Ob „Eat the Frog“, Eisenhower-Matrix oder Pomodoro-Technik – klassische Methoden gibt es viele. Doch die Wahrheit ist: Nicht jede Methode passt zu jedem Menschen. Wir haben unterschiedliche natürliche Organisationsstile, Leistungskurven und Arbeitsrhythmen. Manche sind strukturiert-analytisch, andere arbeiten kreativ und eher intuitiv. Welcher Typ sind Sie?
Die Kunst besteht darin, die richtige Methode für den eigenen Typ zu finden. Dabei hilft z. B. die 4-Fragen-Technik zur Priorisierung:
- Was ist wirklich wichtig?
- Was muss heute erledigt werden?
- Was kann ich delegieren?
- Was kann ich streichen?
Modernes Zeitmanagement heißt heute: Methoden anpassen, Tools clever nutzen – und vor allem auf die eigene Arbeitsweise hören.
Nein sagen können: Grenzen setzen intern und im Kundenkontakt
Ein weiterer Trend, der sich immer mehr zeigt: Die Unfähigkeit, sich abzugrenzen – gerade gegenüber wichtigen Kunden. Dabei ist klar: Als Projektleiterin vertrete ich in erster Linie mein Unternehmen. Natürlich ist ein gutes Verhältnis zum Kunden wichtig – aber wenn jedes „Kannst du mal schnell…“ ein „Ja“ bekommt, gefährden wir Zeit, Budget und Qualität.
Hier kommt ein oft unterschätzter, aber entscheidender Begriff ins Spiel: Scope Creep – die schleichende, ungeplante Erweiterung des Projektumfangs. Und die ist gefährlich. Denn egal, ob durch Kundenwünsche oder interne Anforderungen – sie kostet Ressourcen, untergräbt die ursprüngliche Planung und gefährdet unser Projekt. Oder wie man es drastisch, aber treffend sagen kann: Scope Creep ist Diebstahl – an Zeit, Fokus und Erfolg.
Die unterschätzten Zeitfresser
Neben Projektumfang und Priorisierung sind es oft die klassischen Zeiträuber, die unseren Alltag sabotieren:
- Zu viele (und oft unnötige) Meetings ohne klare Agenda
- Ständige Erreichbarkeit über diverse Kanäle
- Fehlende Fokusphasen für konzentriertes Arbeiten
- Persönlicher Anspruch, es allen recht zu machen
- Keine Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben
Die Folge: Wir verlieren den Überblick und sind geistig ständig im Multitasking-Modus. Doch: Ein JA zu jeder Anfrage ist oft ein NEIN zu sich selbst, zur Familie, zu Pausen – und langfristig auch zur eigenen Gesundheit.
Fazit: Besser arbeiten statt mehr arbeiten
Die moderne Projektarbeit erfordert neue Denkweisen. Zeitmanagement ist kein starres System, sondern ein Werkzeugkasten, den jeder individuell befüllen muss. Wichtig ist:
- Die eigene Produktivität verstehen
- Die für mich passende Methode finden
- Den Fokus auf das Wesentliche richten
- Klare Kommunikations- und Projektgrenzen setzen
- Sich selbst als wichtigste Ressource schützen
Ob Sie sich für Pomodoro, Prioritäten-Quadranten, klare Kommunikationsregeln oder eine eigene Mischung aus allem entscheiden – starten Sie mit einem Schritt: Bewusstmachen. Wo stehen Sie gerade? Was raubt Ihnen Energie? Und was hilft Ihnen wirklich, produktiv und zufrieden durch den Tag zu kommen?
Wir wünschen Ihnen viele gute Erkenntnisse und neue Kraft für Ihre Projekte.
Sprechen Sie uns an, um mehr über unsere Workshops zu erfahren und wie wir gemeinsam Ihren Arbeitsalltag in Ihrem IT-Unternehmen optimieren können. Auch Einzeltrainings und Firmenworkshops sind möglich. Alle Trainingsinhalte sind durch meine jahrelange Arbeit im IT-Vertrieb und Consulting selbst erprobt und werden ständig an die aktuellen Marktanforderungen angepasst.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Andrea Radziwill